Để một cây được xét công nhận Cây Di sản Việt Nam, đơn vị hay người đang quản lý cây (uỷ ban xã, ban quản lý di tích, nhà chùa, nhà trường, gia đình) lập hồ sơ đề nghị gửi Hội Bảo vệ Thiên nhiên và Môi trường Việt Nam. Hồ sơ thường gồm đơn đề nghị, bản mô tả cây (loài, vị trí, kích thước, tuổi ước tính và căn cứ), ảnh chụp, câu chuyện lịch sử văn hoá gắn với cây và xác nhận của chính quyền địa phương. Hội thẩm định, có thể khảo sát thực địa, rồi xét và công bố theo đợt.
Bài này đi qua các bước đó theo nguyên lý chung, kèm những chỗ hồ sơ hay bị trả lại. Quy chế, mẫu đơn và tiêu chí cụ thể do Hội ban hành và có thể được sửa đổi theo thời gian; trước khi làm, nên liên hệ trực tiếp với Hội hoặc hội cấp tỉnh để lấy mẫu mới nhất. Đây không phải tư vấn pháp lý, vì bản thân danh hiệu không phải thủ tục hành chính nhà nước.
Các nhóm tiêu chí thường được xét
Tuổi cây. Đây là tiêu chí được nhắc nhiều nhất. Các thông tin công khai về chương trình thường nêu ngưỡng tuổi khá cao cho cây thông thường, khoảng từ hai trăm năm, và ngưỡng thấp hơn cho cây gắn với sự kiện lịch sử, cây thuộc loài quý hiếm. Con số chính xác phải theo quy chế hiện hành của Hội. Điều quan trọng hơn con số là tuổi phải có căn cứ, không chỉ là "các cụ bảo cây nghìn năm".
Kích thước và hình dáng. Chu vi thân, đường kính, chiều cao, độ rộng tán cho thấy cây đã lớn tới mức nào so với loài của nó. Một cây thị chu vi vài mét đã là hiếm, trong khi với cây đa con số đó lại bình thường. Vì vậy hội đồng xem kích thước trong tương quan với loài, không so mọi cây với nhau.
Giá trị khoa học. Cây thuộc loài quý hiếm, đặc hữu, loài có trong Sách Đỏ Việt Nam, hoặc là cá thể lớn hiếm thấy của loài, có thêm điểm. Với quần thể cây, giá trị khoa học còn nằm ở việc đó là mẫu rừng nguyên sinh hay sinh cảnh còn sót lại.
Giá trị lịch sử, văn hoá, cảnh quan. Cây gắn với sự kiện lịch sử, với nhân vật, với lễ hội, với đời sống cộng đồng qua nhiều thế hệ, hoặc là điểm nhấn cảnh quan của một di tích. Phần này cần câu chuyện có kiểm chứng, không phải truyền thuyết thêm thắt.
Tình trạng sinh trưởng và người quản lý. Cây phải còn sống, có người nhận trách nhiệm chăm sóc. Cây đã chết khô, hoặc đứng trên đất đang tranh chấp không rõ ai quản lý, rất khó được xét.
Các bước làm hồ sơ
Trình tự dưới là cách làm hợp lý mà nhiều địa phương đã đi qua. Tên gọi giấy tờ và thứ tự có thể khác chút ít tuỳ quy chế từng giai đoạn.
- Xác định người đứng tên quản lý. Trước hết phải thống nhất ai là chủ quản lý cây: nếu cây ở đất công là uỷ ban xã hoặc phường, ở di tích là ban quản lý di tích, ở chùa là nhà chùa, ở trường là nhà trường, ở vườn nhà là chủ hộ. Đơn vị này ký đơn và cam kết bảo vệ.
- Xác định loài. Ghi tên thường gọi và tên khoa học. Với các loài dễ nhầm như đa, si, sanh, đề, hoặc các loài mang tên "lim", "sến", nên nhờ cán bộ lâm nghiệp hay giảng viên thực vật học xem mẫu lá, hoa, quả.
- Đo kích thước đúng cách. Chu vi thân đo ở độ cao 1,3 m tính từ mặt đất, theo quy ước chung của ngành lâm nghiệp. Cây trên đất dốc thì đo ở phía dốc cao; cây có bạnh vè thì đo phía trên bạnh; cây nhiều thân thì ghi rõ cách đo. Chiều cao, đường kính tán ghi kèm cách xác định.
- Lập căn cứ tuổi. Thu thập mọi dữ liệu có thể: văn bia, gia phả, sắc phong, hương ước nhắc đến cây; ảnh cũ; lời kể của người cao tuổi kèm mốc sự kiện; so sánh với tốc độ lớn của loài. Ghi tuổi là "ước tính" và nêu rõ căn cứ nào mạnh, căn cứ nào yếu.
- Viết thuyết minh giá trị. Một đến vài trang kể cây gắn với cộng đồng thế nào, có sự kiện gì, vai trò cảnh quan, sinh thái ra sao. Chỉ kể những gì kiểm chứng được.
- Chụp ảnh. Ảnh toàn cây, ảnh thân, gốc, tán, lá hoặc quả, ảnh cây trong bối cảnh xung quanh, chụp rõ và có thời điểm.
- Lấy xác nhận của chính quyền địa phương. Uỷ ban cấp xã xác nhận vị trí, tình trạng quản lý. Sau sáp nhập 7/2025 không còn cấp huyện, nên những hồ sơ cũ ghi "huyện" cần cập nhật địa chỉ theo đơn vị hành chính mới.
- Nộp và phối hợp thẩm định. Gửi hồ sơ theo hướng dẫn của Hội, sẵn sàng đón đoàn khảo sát thực địa nếu có, bổ sung thông tin khi được yêu cầu.
Sau khi có quyết định công nhận, thường có lễ đón nhận và gắn biển. Đây là dịp tốt để làng ghi lại cam kết chăm sóc thành việc cụ thể: ai theo dõi cây, bao lâu một lần, gặp sự cố thì báo ai.
Căn cứ tuổi: phần hay bị trả lại nhất
Phần lớn hồ sơ bị yêu cầu bổ sung vì tuổi cây. Câu "cây có từ thời lập làng" hay "các cụ kể cây đã nghìn năm" không đủ, vì không ai kiểm chứng được. Hội đồng cần thấy con đường dẫn đến con số. Một hồ sơ tốt thường có ít nhất hai căn cứ độc lập, chẳng hạn một văn bia trùng tu đình năm nào đó có nhắc đến cây đã lớn, cộng với ước tính từ kích thước và tốc độ lớn của loài ở vùng đó.
Cũng cần dè chừng việc thổi phồng. Một cây đa chu vi mười mét ở vùng đồng bằng ẩm có thể lớn khá nhanh, chưa chắc đã già như vẻ ngoài. Ngược lại, một cây thông hay cây pơ mu trên núi cao lớn rất chậm, đường kính khiêm tốn mà tuổi có khi rất cao. Hồ sơ trung thực, nêu rõ "ước tính từ … đến …" và chỉ ra giới hạn của phương pháp, đáng tin hơn hồ sơ đưa một con số tròn trĩnh.
Với cây trong khu di tích, sắc phong, văn bia, câu đối, gia phả của dòng họ có công lập làng là nguồn quý. Ảnh chụp thời Pháp, bản đồ cũ, hồi ký có nhắc cây cũng có giá trị. Những tư liệu này nên được chụp lại, ghi rõ nơi lưu giữ, vì nhiều khi chính việc làm hồ sơ cây giúp làng phát hiện lại tư liệu tưởng đã thất lạc.
Hồ sơ cho quần thể cây
Không chỉ cây đơn lẻ, Hội còn xét quần thể: một rừng thông cổ, một nhóm lim trong khuôn viên đền, một hàng cây cổ thụ dọc lối vào di tích. Hồ sơ quần thể khó hơn vì phải mô tả từng cây chính hoặc ít nhất là số lượng, ranh giới khu vực, kích thước tiêu biểu, tình trạng chung. Một sơ đồ vị trí đánh số từng cây, kèm bảng đo, sẽ giúp đoàn thẩm định làm việc nhanh và giúp chủ quản lý theo dõi về sau.
Điểm khó thứ hai là ranh giới quản lý. Một quần thể có thể trải qua đất của nhiều đơn vị: một phần thuộc đền, một phần thuộc đất công, một phần nằm sát vườn nhà dân. Nếu không thống nhất trước ai quản lý phần nào, hồ sơ dễ bị vướng, và nguy hiểm hơn là sau khi công nhận vẫn có phần cây không ai chăm. Nên tổ chức một buổi họp có biên bản giữa các bên liên quan trước khi nộp.
Với quần thể cây rừng trong khu bảo tồn hay vườn quốc gia, ban quản lý rừng thường đã có số liệu điều tra, ô tiêu chuẩn, tên loài chuẩn, nên hồ sơ có thể dựa nhiều vào tài liệu chuyên môn sẵn có. Khi đó giá trị bổ sung của danh hiệu nằm ở truyền thông và giáo dục: cho khách và người dân quanh rừng thấy mình đang sống cạnh một tài sản tự nhiên có tầm quốc gia.
Những chỗ hay vướng và cách tránh
Nhầm loài. Ghi "cây đa" trong khi thực tế là sanh hay si, ghi "lim" trong khi là lim xẹt. Nhờ người có chuyên môn xem mẫu ngay từ đầu, đừng để đến lúc thẩm định mới sửa.
Đo sai chỗ. Đo chu vi ở sát gốc, chỗ bạnh vè phình to, làm con số tăng vọt. Đo theo quy ước 1,3 m và ghi rõ cách đo nếu cây có hình dạng đặc biệt.
Chủ quản lý không rõ. Cây đứng trên ranh giới giữa đất đình và đất nhà dân, hoặc đất đang chuyển đổi mục đích. Giải quyết chuyện này trước, vì danh hiệu không giải quyết tranh chấp đất.
Câu chuyện thêm thắt. Gán cây với một danh nhân, một trận đánh mà không có tư liệu. Thà kể ít mà đúng, câu chuyện có kiểm chứng mới đứng được lâu.
Cây đang suy kiệt mà không ai nói. Thân rỗng, mối ăn, một nửa tán khô. Nên ghi thật tình trạng và kèm kế hoạch chăm sóc; việc làm hồ sơ chính là dịp để mời chuyên gia đánh giá sức khoẻ cây.
Coi danh hiệu là đích cuối. Nhiều nơi làm hồ sơ rất kỹ, đón biển xong thì quên cây. Hãy coi hồ sơ là bản ghi đầu tiên của một quá trình theo dõi lâu dài.
Ví dụ giả định: hồ sơ một cây thị ở sân đình
Để hình dung, hãy lấy một ví dụ giả định. Một làng ở đồng bằng Bắc Bộ có cây thị cổ ở sân đình. Ban quản lý đình được uỷ ban xã giao làm chủ quản lý. Bước đầu, họ mời một giảng viên thực vật học xem mẫu lá, quả, xác nhận đây là Diospyros decandra. Chu vi đo ở độ cao 1,3 m, chụp ảnh lúc đo, ghi lại chiều cao ước lượng và đường kính tán theo hai hướng.
Về tuổi, làng tìm được tấm bia trùng tu đình có niên đại cụ thể, trong đó tả sân đình có "cây thị lớn". Kết hợp với tốc độ lớn chậm của loài và lời kể của các cụ gắn với những mốc sự kiện, hồ sơ ghi tuổi ước tính là một khoảng, nêu rõ căn cứ mạnh nhất là văn bia. Phần thuyết minh kể cây gắn với hội làng hằng năm, kèm ảnh cũ do một gia đình trong làng lưu giữ. Uỷ ban xã xác nhận, ban quản lý ký cam kết. Ví dụ này không phải hồ sơ thật, chỉ minh hoạ cách các mảnh thông tin ghép lại thành một bộ hồ sơ có căn cứ.
Câu hỏi thường gặp
Ai được quyền đứng đơn đề nghị công nhận Cây Di sản?
Thường là đơn vị hoặc cá nhân đang quản lý cây: uỷ ban xã, phường với cây trên đất công, ban quản lý di tích, nhà chùa, nhà trường hoặc chủ hộ với cây trong vườn nhà. Người dân quan tâm có thể đề xuất ý tưởng, nhưng hồ sơ cần chủ quản lý ký và cam kết bảo vệ cây.
Cây phải bao nhiêu tuổi mới được đề nghị công nhận?
Ngưỡng tuổi do quy chế của Hội quy định và có thể khác nhau giữa cây thông thường với cây gắn sự kiện lịch sử hay cây thuộc loài quý hiếm. Thông tin công khai thường nêu ngưỡng khoảng hai trăm năm cho cây thông thường. Hãy lấy quy chế hiện hành từ Hội trước khi làm hồ sơ.
Đo chu vi cây cổ thụ thế nào cho đúng?
Theo quy ước lâm nghiệp, chu vi thân đo ở độ cao 1,3 m tính từ mặt đất. Cây trên đất dốc đo ở phía dốc cao, cây có bạnh vè đo phía trên bạnh, cây nhiều thân thì đo từng thân hoặc ghi rõ cách đo. Nên chụp ảnh lúc đo để hội đồng thấy vị trí thước.
Làm hồ sơ Cây Di sản có mất phí không?
Quy định về chi phí, nếu có, do Hội công bố trong từng thời kỳ. Chủ cây nên hỏi trực tiếp Hội hoặc hội cấp tỉnh, và cảnh giác với bên trung gian tự xưng đại diện, đòi tiền để lo danh hiệu.
Mất bao lâu từ lúc nộp hồ sơ đến khi được công nhận?
Hội xét và công bố theo đợt, nên thời gian phụ thuộc lúc nộp, tình trạng hồ sơ và việc có phải khảo sát thực địa hay bổ sung thông tin không. Hồ sơ đầy đủ, căn cứ tuổi rõ ràng thường đi nhanh hơn.
Sáp nhập tỉnh và bỏ cấp huyện từ 7/2025 có ảnh hưởng hồ sơ không?
Hồ sơ cần ghi địa chỉ theo đơn vị hành chính hiện hành: tỉnh, thành phố mới và xã, phường mới. Có thể ghi thêm tên đơn vị cũ trong ngoặc để dễ đối chiếu với tư liệu lịch sử, nhưng xác nhận phải do uỷ ban cấp xã hiện hành ký.